同僚との情報共有を促進する環境づくり：サイロ化を防ぐ工夫

2024年5月19日

組織のサイロ化がもたらす弊害とその原因

皆さん、こんにちは！職場での情報共有について悩んだことはありませんか？「あれ？この情報、もっと早く知っていれば…」なんて経験、きっと一度はあるのではないでしょうか。

サイロ化とは何か？現代組織が直面する課題

「サイロ化」という言葉、聞いたことがありますか？これは農場にある筒状の穀物貯蔵庫（サイロ）から来た表現で、組織内の各部門や個人が独自に情報を抱え込み、他部門と共有しない状態を指します。まるで壁で隔てられたサイロのように、情報や知識が縦割りになって横の連携が取れなくなる現象です。

デジタルトランスフォーメーションが進む現代では、情報は組織の血液のような存在。その流れが滞ると、組織全体の健康状態に深刻な影響を及ぼします。実は多くの企業がこの「サイロ化」に気づかないうちに陥っているんです。

情報が滞ることで発生する具体的な問題点

業務効率の低下と重複作業

サイロ化した組織では、同じような作業や調査が複数の部門で重複して行われることがよくあります。マッキンゼーの調査によれば、サイロ化した組織では社員の平均20％の時間が、すでに社内のどこかで行われた作業の重複に費やされているとのこと。これは年間で考えると、50人規模の会社で約10人分の工数が無駄になっている計算になります！

あなたの会社でも、別部門がすでに解決策を持っている問題に時間を費やしていることはありませんか？

イノベーション創出の妨げ

イノベーションは異なる知識や経験が交わるところから生まれます。しかし、情報がサイロ化すると、そうした「知の交差点」が作られにくくなります。ハーバードビジネスレビューの研究では、部門間の活発な情報共有がある企業は、そうでない企業と比較してイノベーション創出率が平均で3.5倍高いという結果が出ています。

サイロ化が起こる組織的・心理的要因

なぜサイロ化は起こるのでしょうか？主な要因としては以下が挙げられます：

組織的要因：

縦割りの組織構造と明確すぎる部門境界
部門ごとの独立した目標設定
共有のためのツールや仕組みの不足
物理的な距離（特にリモートワーク環境下）

心理的要因：

「知識は力」という考え方による情報の囲い込み
失敗を恐れる文化（情報共有によって自分の無知や失敗が露呈する恐れ）
「自分の仕事ではない」という当事者意識の欠如
過去の否定的な情報共有体験

皆さんの組織では、これらの要因のうちどれが当てはまりますか？サイロ化の原因を理解することが、解決への第一歩になります。

効果的な情報共有を実現するためのツールと仕組み

情報のサイロ化の問題点を理解したところで、次は実際にどうやって情報共有を促進していくかについて考えていきましょう。適切なツールと仕組みを整えることで、情報の流れをスムーズにすることができます。

デジタルツールを活用した情報共有の促進

今や私たちの働き方に欠かせないデジタルツール。しかし単にツールを導入するだけでは効果は限定的です。それぞれのツールの特性を理解し、目的に合わせて使い分けることが重要です。

ナレッジベースの構築と活用事例

ナレッジベースは、組織の知識や経験を集約し、誰もがアクセスできる「知の図書館」のような存在です。

成功事例： 日本のある製造業では、社内Wiki形式のナレッジベースを構築し、技術者の暗黙知を形式知化することに成功。過去の失敗事例も含めて共有することで、若手社員の育成期間を従来の2/3に短縮しました。

ナレッジベース構築のポイント：

検索性の高さを最優先に設計する
情報の鮮度が視覚的にわかるようにする
良質な情報提供者を表彰する仕組みを作る
定期的なメンテナンス担当を決める

ナレッジベースは「作ったら終わり」ではなく、育てていくものです。皆さんも定期的に情報を追加・更新する習慣を持ってみてはいかがでしょうか。

チャットとビデオ会議の効果的な使い分け

リアルタイムコミュニケーションツールも、使い方次第で情報共有の質が大きく変わります。

ツールの種類	適している内容	注意点
チャット	短い質問・回答、進捗報告	重要情報が流れていきやすい
ビデオ会議	複雑な議論、感情を伴う会話	準備不足だと時間の無駄になる
メール	正式な連絡、記録として残すもの	返信の遅れによる情報のボトルネック化

特に大事なのは、どの情報をどこに置くかのルールを明確にすること。ある会社では「重要度×緊急度」のマトリクスを作り、どの種類の情報をどのツールで共有するかを全社で統一したところ、情報の取りこぼしが40%減少したという事例もあります。